Cuántos años hay que guardar las facturas: cuatro, seis, y por qué no es lo mismo

La respuesta corta. Hacienda te puede pedir las facturas durante cuatro años, que es el plazo de prescripción. Pero el Código de Comercio obliga a conservar los libros y los justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. Como autónomo te aplican los dos plazos, así que la respuesta práctica es seis años, y en algunos casos concretos más. Y sí, valen en digital: no tienes que guardar el papel.

Lo que sigue es de dónde sale cada plazo, qué documentos entran, qué significa exactamente «guardar» a ojos de la ley y dónde dejarlos para que no te pille un disco roto dentro de cinco años.

Los dos plazos y por qué no son el mismo

Cuatro años, por la normativa tributaria. La obligación de conservar facturas está en el artículo 29.2.e) de la Ley General Tributaria, y el plazo se ata al de prescripción: cuatro años. Es el tiempo durante el que Hacienda puede comprobarte y durante el que tú puedes rectificar.

Seis años, por la normativa mercantil. El artículo 30 del Código de Comercio dice que los empresarios conservarán «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años», y el plazo cuenta «a partir del último asiento realizado en los libros».

No se eligen: se cumplen los dos. Como seis es más que cuatro, el número que te tienes que apuntar es seis. Y ojo con el detalle de cuándo empieza a contar: en el plazo mercantil no cuenta desde la fecha de la factura, sino desde el último asiento. Esos meses de diferencia aparecen siempre justo cuando no interesa.

Dos matices más que conviene conocer:

• Si has deducido IVA de bienes de inversión, el plazo se alarga: hay que conservar las facturas durante el periodo de regularización de esas deducciones y cuatro años más.
• Las facturas de operaciones con oro de inversión tienen un plazo propio de cinco años.

Cerrar el negocio no te libera

Esto sorprende a mucha gente que se da de baja de autónomos y a los dos meses vacía la carpeta. El propio criterio administrativo lo dice con claridad: «El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables». Y si el empresario fallece, «el deber de conservación recaerá sobre sus herederos». En una sociedad disuelta, son los liquidadores.

Así que si te das de baja en 2027, tus papeles tienen que seguir localizables hasta 2033. No en una caja en el trastero de tu madre: localizables.

Qué hay que guardar exactamente

No solo lo que emites. La lista de la Agencia Tributaria incluye:

• Las facturas recibidas. Esta es la que más se descuida, y es la que sostiene tus gastos deducibles.
• Las copias o matrices de las facturas que has emitido.
• Los justificantes contables de operaciones con inversión del sujeto pasivo.
• Los recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, si vas por ahí.

Y a partir de 2027, una capa más: los registros de facturación que genera tu programa si estás en modalidad no verificable. Si estás en modalidad VERI*FACTU esa parte no te toca, porque los registros ya están en la Agencia Tributaria; está explicado en la guía de VeriFactu para autónomos.

«Guardar» no es solo tenerlas

Aquí está el punto que casi nadie mira hasta que llega un requerimiento. La normativa no dice solo que conserves: dice cómo. Los documentos tienen que mantener su contenido original y hay que garantizar tres cosas:

• La autenticidad del origen. Que se pueda saber quién emitió esa factura.
• La integridad del contenido. Que no se haya modificado después.
• La legibilidad. Que se pueda leer, hoy y dentro de seis años.

Y una cuarta, operativa: tienes que poder dar acceso a la Administración sin demora cuando te lo pidan.

Esa última palabra, «legibilidad», tiene más miga de la que parece a seis años vista. Un PDF se va a poder abrir en 2033. Un archivo del programa de facturación que dejaste de pagar en 2029, con su formato propietario, igual no. Por eso la recomendación práctica es la misma de siempre: guarda siempre un PDF de cada factura, aunque tu programa ya las tenga dentro.

Papel o digital: puedes elegir, y digital es mejor

La normativa admite expresamente la conservación en papel o en formato electrónico. No hay ninguna obligación de guardar el original en papel de una factura que te llegó en papel: se puede digitalizar, siempre que se mantengan el contenido original y las tres garantías de arriba.

Dicho lo cual, hay un detalle que conviene tener presente si usas la nube: conservar los documentos en un servidor de un tercer país exige comunicación previa a la Agencia Tributaria. Dentro de la Unión Europea no hay ese problema. Es una razón práctica, y no ideológica, para preferir un proveedor con servidores en la UE.

Cómo montarlo para no pensar más en ello

Lo que funciona de verdad, y cabe en una tarde:

1. Una carpeta por año, y dentro una de emitidas y otra de recibidas. Nada de carpetas por cliente: cuando te pidan algo, te lo van a pedir por periodo.
2. Un nombre de archivo que se entienda sin abrirlo. Por ejemplo 2026-03-14_F2026-018_NombreCliente_1210.pdf. Fecha primero, para que se ordenen solas.
3. Las recibidas, el mismo día. Es la parte que se pierde. Una regla simple: toda factura que llegue por correo se baja a la carpeta antes de archivar el correo.
4. Tres copias, dos soportes, una fuera de casa. Es la regla clásica de las copias de seguridad y aquí encaja perfectamente: el portátil, un disco externo y la nube.
5. Una prueba al año. Cada enero, abre tres facturas al azar de hace dos años. Si se abren, el sistema funciona. Si no, te acabas de enterar a tiempo.

Para la copia en la nube, en el kit de seguridad digital para autónomos está el detalle de las opciones. Una que encaja bien con un plazo de seis años es pCloud, porque tiene servidores en la Unión Europea y una modalidad de pago único en lugar de suscripción, y en un archivo que tienes que mantener durante seis años una suscripción que se te cae por una tarjeta caducada es exactamente el riesgo que quieres evitar.

El enlace a pCloud es de afiliado: si contratas, la web se lleva una comisión sin que a ti te cueste más. Está en las condiciones de afiliación.

Las dudas que más se repiten

¿Puedo tirar el papel después de escanear?

La normativa admite la conservación electrónica manteniendo el contenido original y garantizando autenticidad, integridad y legibilidad. En la práctica, mucha gente conserva el papel de lo más delicado —escrituras, contratos, facturas de bienes de inversión— y digitaliza el resto. Si vas a destruir papel de forma sistemática, consúltalo antes con tu asesor, porque es el tipo de decisión que no quieres revisar en una inspección.

Me han pedido una factura de hace cinco años y no la encuentro. ¿Qué pasa?

Si el gasto no se puede justificar, Hacienda puede no admitirlo como deducible y regularizar con sus intereses. No es automáticamente una sanción, pero sí es dinero. Si la factura es de un proveedor que sigue activo, lo primero es pedírsela a él: él también está obligado a conservar su copia.

¿El correo electrónico me vale como archivo?

Técnicamente puedes tenerlas ahí, pero es una idea frágil: dependes de una cuenta, de una contraseña y de un buscador. Si pierdes el acceso a esa cuenta, pierdes seis años de justificantes de golpe. Baja los archivos.

Si mi gestor me lleva todo, ¿es él quien tiene que guardarlas?

La obligación es tuya. Puedes encargarle la custodia a un tercero, pero el responsable sigues siendo tú, y el día que cambies de gestor tienes que salir de ahí con tu archivo completo. Pídelo por escrito en el momento del cambio, no seis meses después.

¿Cuentan los tickets de gastos pequeños?

Para deducir un gasto necesitas factura completa con tus datos, no un ticket. Si quieres deducirlo, pide factura en el momento. Y una vez la tienes, entra en el mismo archivo y en el mismo plazo que todo lo demás.

Resumen en cuatro líneas

• Cuatro años por la normativa tributaria, seis por el Código de Comercio desde el último asiento. Se cumplen los dos, así que apunta seis.
• Entran las recibidas, no solo las emitidas, y darte de baja no te libera del plazo.
• Vale el formato electrónico si se mantienen contenido original, autenticidad, integridad y legibilidad, con acceso sin demora.
• Guardar fuera de la Unión Europea exige comunicación previa a la Agencia Tributaria.

Fuentes

• Agencia Tributaria, obligación de conservar las facturas: documentos afectados, plazo de cuatro años del artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, plazos ampliados en bienes de inversión y oro de inversión, requisitos de forma y conservación fuera de España.
• Agencia Tributaria, conservación de libros, con la cita literal del artículo 30 del Código de Comercio: seis años desde el último asiento, y el deber que subsiste tras el cese o el fallecimiento.
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Consultado el 4 de octubre de 2026. Esta página no es asesoramiento fiscal: si tu caso tiene bienes de inversión, actividad fuera de España o un régimen especial, pregunta a tu asesor antes de tirar nada.

Félix Ramírez Ramírez

Félix Ramírez, de Alhendín (Granada). Llevo Digitalmente Fácil desde 2025 y escribo desde mi propia experiencia: los trámites que explico aquí los he hecho yo, y las doce calculadoras del sitio las he programado con las cifras del BOE, de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social, con su fecha de verificación al lado. Tengo dos másteres en Big Data y Python (UCAM, 2025). No soy asesor fiscal ni gestor colegiado, y lo digo en cada artículo que toca dinero: esto es información contrastada para que entiendas tu situación, no asesoramiento para tu caso concreto. Si detectas un error, escríbeme y lo corrijo — me importa más que esté bien que cualquier otra cosa.